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Die Erfassung und Digitalisierung von „PD A1“-Formularen - Datenbank für Entsendungen


Mag. Peter Wieninger Die AutorInnen:
Mag. Peter Wieninger

ist Leiter der Abteilung für Internationale und Europäische Angelegenheiten der Sozialversicherung (IESV) im Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger.

DI Dr. Gerd Bauer DI Dr. Gerd Bauer

ist Projektleiter im Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger und Experte für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit dem derzeitigen Arbeitsschwerpunkt Datenaustausch von Sozialversicherungsdaten im zwischenstaatlichen Bereich.

Sabine Seeböck Sabine Seeböck

ist Teamleaderin in der Abteilung für Internationale und Europäische Angelegenheiten der Sozialversicherung.

Karl Talir Karl Talir

ist Teamleader in der Abteilung Internationale und Europäische Angelegenheiten der Sozialversicherung (IESV) im Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger.

Kurzfassung
Die Problemstellung
Die Möglichkeiten der Mobilität von Arbeitnehmern in Europa werden von immer mehr Menschen genutzt. Oft handelt es sich um zeitlich befristete Arbeitseinsätze in einem anderen Mitgliedstaat der EU. Wenn der zeitlich befristete Arbeitseinsatz auf Weisung eines inländischen Arbeitgebers erfolgt, spricht man von Entsendung. Damit unterliegt die Arbeit prinzipiell weiterhin den Rechtsvorschriften des Entsendestaates.

Um verschiedene Aspekte der Entsendung zu klären bzw. um das Instrument der Entsendung optimal einzusetzen, ist ein Informationsaustausch in der Übergangszeit bis zur Einführung eines elektronischen Datenaustausches zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, dem zuständigen Träger und den Verbindungsstellen – falls sich ein Mitgliedstaat dazu entschlossen hat – sicherzustellen. Dieser Austausch ist durch die EU-Koordinierungsverordnungen festgelegt, er erfolgt im Allgemeinen vorab über Papierformulare und läuft in Österreich über den Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger in seiner Funktion als Verbindungsstelle.

Die Erfassung aller Entsendungen im Hauptverband der österr. SV-Träger aus dem Ausland sowie die innerösterreichische Weiterbearbeitung bei den bezeichneten Trägern verursachten bisher diverse organisatorische und fachliche Schwierigkeiten. Über eine im Hauptverband etablierte Schnittstelle sollen diese Schwierigkeiten überwunden werden und ein Schritt in Richtung Digitalisierung gesetzt werden.

Die Verwaltungskommission hat einen „Praktischen Leitfaden“ zur Bestimmung des anwendbaren Rechts für Erwerbstätige in der EU, im EWR und in der Schweiz ausgearbeitet. Das Instrument der Entsendung dient zwei Zwecken:

  • Für Bürger soll vermieden werden, dass kurzfristige Änderungen der Zuständigkeit durch vorübergehende Tätigkeiten in anderen Mitgliedstaaten zu einer Zersplitterung von Versicherungskarrieren führt.
  • Es kann damit eine Reduktion des Verwaltungsaufwandes für Arbeitnehmer, Arbeitgeber, aber auch die zuständigen Behörden und Träger erreicht werden.
Damit das Instrument der Entsendung wirklich funktioniert, ist der Austausch von Information – außer selbständig Erwerbstätige – zwischen Arbeitnehmer, -geber, dem zuständigen und dem bezeichneten Träger sicherzustellen. Nach Art. 15 Abs. 1 der DVO hat der Arbeitgeber den Träger im zuständigen Mitgliedstaat in der Regel im Voraus über die Ausübung einer Tätigkeit im unzuständigen Mitgliedstaat zu informieren. Diese Meldung hat nur deklaratorischen Charakter, denn bei Vorliegen der entsprechenden Tatbestände tritt die Zuständigkeit ex lege ein.

Nach Art 15 Abs 1 der DVO erfolgt die Ausstellung einer Bescheinigung durch den zuständigen Träger von Amts wegen bei Entsendungen nach Art 12 der GVO. Er bescheinigt damit, dass und gegebenenfalls wie lange und unter welchen Umständen diese Rechtsvorschriften anzuwenden sind.

Für die Standardisierung dieser Bescheinigung wurde das Personal Document A1 (PD A1) eingeführt. Es hat sich auch Österreich entschlossen, jenen Mitgliedstaaten anzugehören, die entsprechend Art. 15 Abs. 1 der DVO ersuchen, dass ihnen Kopien des PD A1 bei Entsendungen übermittelt werden. Der HVB als Verbindungsstelle wurde in der Übergangszeit bis zur Einführung des elektron. Datenaustausches (EESSI – electronic exchange of social security information) als Empfänger gemeldet. Ziel war es, mittels dieser PD A1 ein Kontrollsystem aufzubauen, um Missbrauch der zugrunde liegenden Regelungen Einhalt bieten zu können.
Der Hauptverband hat im Rahmen der Entsendungen und im Rahmen der Amtshilfe (z.B. Beschäftigung in mehreren Staaten, Vertragsbedienstete, etc.) rund 2.000 bis 3.000 PD A1 pro Woche übermittelt bekommen. Auf Basis des damit entstehenden großen Papierarchivs war eine effiziente Bearbeitung letztendlich nicht möglich. Der Hauptverband stand vor der Entscheidung, entweder auf dieses Kontrollsystem zu verzichten oder nach einer zweckmäßigen Alternative zu suchen. Letztlich fiel die Entscheidung für die zweite Alternative.

Um im Hauptverband eine Lösung zu etablieren, wurde 2012 das Projekt „Datenbank für Entsendungen“ (kurz DBENTS) gestartet.

Das Ablagesystem von E101- und A1-Formulare wurde über digitale Arbeitsvorgänge umgesetzt. Wesentliche technische Komponente sind eine Scanschnittstelle, ein zentraler Datenspeicher für Dokumente, Metadaten und Volltextindex sowie eine browserbasierte Businessanwendung für Suche und Recherche im Datenspeicher.

Das System ist so umgesetzt, dass ein strukturierter Arbeitsablauf im Hauptverband ermöglicht wird. Im zentralen Posteingang erfolgen alle Schritte der Sammlung und Digitalisierung von E101-und A1-Formularen. Die Erfassung der Dokumente erfolgt tagesaktuell und jedes Dokument wird mit Metadaten verknüpft. Die nachgelagerten Aufgaben mit Fachhintergrund werden in der Abteilung für zwischenstaatliche SV u. internationale Angelegenheiten durchgeführt. Die Businessanwendung regelt die Volltextindizierung und Verspeicherung der Daten und Dokumente.

Neben den Metadaten wird automatisiert von jedem Dokument ein Volltextindex über eine OCR (Optische Zeichenerkennung) erzeugt. So kann jede Businessapplikation systematisch nach Ausprägungen von Metadaten sowie nach Schlüsselwörtern im Volltext suchen. Solch ein Suchvorgang wird durch die Anwendung „DBENTS“ für alle SV-Träger zur Verfügung gestellt. DBENTS ist im internen SV-Netz publiziert und über das interne Berechtigungssystem der SV vor unautorisiertem Zugriff geschützt. Die Anwendung besteht aus dem Suchformular und Ausgabe von Suchergebnissen.

Die weitere Vorgangsweise ist:
  1. Revision des PD A1                                                                   Derzeit erfolgt auf Brüsseler Ebene eine Revision des PD A1 aufgrund geänderter Bestimmungen in den beiden Koordinierungsverordnungen (z.B. Einführung des Homebase-Prinzips im Flugverkehr). Daher muss geprüft werden, ob diese Änderungen Auswirkungen auf DBENTS haben.
  2. Aufzeichnung an die Verwaltungskommission                                 Das BMASK hat als Vertreter Österreichs in die Verwaltungskommission eine eigene Aufzeichnung vom 31.1.2013 zur Umstellung auf DBENTS eingereicht. Dabei wurden die Delegationen um Weiterleitung dieser Aufzeichnung an ihre zuständigen Stellen ersucht, um einige Punkte bei der Übermittlung von PD A1 an den Hauptverband zu beachten.
  3. Evaluierung von DBENTS                                                                Ab Juni 2013 soll eine Evaluierung von DBENTS gemeinsam mit den Trägern erfolgen, weil zu diesem Zeitpunkt ausreichend Erfahrungen der Träger, aber auch des Hauptverbandes in Bezug auf die Erfassung vorliegen. Ziel ist es, eine Version 2.0 zu entwickeln.