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Zehn Jahre „internes Kontrollsystem“ (IKS) in der NÖGKK – eine Erfolgsgeschichte


Mag. Thomas Griessenberger  Mag. Thomas Griessenberger

ist Abteilungsleiter-Stv. der Abteilung Ärztereferat-Innenrevision-Controlling der NÖGKK und für den Bereich Innenrevision, internes Kontrollsystem und Risikomanagement zuständig.


Mag. Karin Grabner  Mag. Karin Grabner

ist Mitarbeiterin der Abteilung Ärztereferat-Innenrevision-Controlling und für die Bereiche internes Kontrollsystem und Risikomanagement zuständig.


KURZFASSUNG


Durch die beitragsorientierte Finanzierung der Krankenversicherungsträger ist es von großer Bedeutung, dass die Unternehmenszahlen für die Öffentlichkeit verlässlich sind und mit den von Dienstgebern und Dienstnehmern zur Verfügung gestellten Mitteln umsichtig und effektiv umgegangen wird. Zudem hat sich das Risiko- und Kontrollbewusstsein sowohl der öffentlichen als auch der privaten Unternehmen aufgrund von Vorkommnissen der letzten Jahre bzw. auf Basis von gesetzlichen Rahmenbedingungen stark verändert.

Bereits im Jahr 2008 hat die Selbstverwaltung der Niederösterreichischen Gebietskrankenkasse (NÖGKK) dem Büro den Auftrag erteilt, ein internes Kontrollsystem standardisiert und flächendeckend in der NÖGKK einzusetzen, um eine angemessene Sicherheit für folgende Ziele zu bieten:

  • Verbesserung der Effizienz und Effektivität der betrieblichen Abläufe
  • Zuverlässigkeit der Finanz- und Führungsinformation
  • Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten
  • Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen und Dienstanweisungen


Eine Entscheidung, welche im Laufe von zehn Jahren zu einer Erfolgsgeschichte wurde. Das Kontrollsystem der NÖGKK ist nicht nur ein Managementinstrument, welches als Steuerungsmaßnahme für risikoorientierte Betriebsabläufe dient. Es ist vielmehr ein Prozess, welcher als ganzheitliches Instrument in der Ablauforganisation eingebettet ist. Um den Erfolg seit nunmehr zehn Jahren auch weiterhin zu garantieren, waren und sind folgende Faktoren maßgeblich:

 

  • Erfolgsfaktor: Rahmenbedingungen

Das transparente Bekenntnis der Unternehmensleitung zu einem internen Kontrollsystem und die operative Ableitung der Grundeinstellung und des Problembewusstseins auf alle Ebenen des Unternehmens verwirklichen ein funktionierendes, lebendiges Kontrollsystem. Als Grundlagen dessen dienen in der NÖGKK der Verhaltenskodex „Verantwortung verpflichtet“, welcher fast zeitgleich mit dem Einsatz des internen Kontrollsystems erstellt wurde und die IKS-Strategie, welche mit der Unternehmensleitung verwirklicht wird.

 

  • Erfolgsfaktor: Organisation

Die organisatorische Struktur muss den notwendigen Informationsfluss zur Steuerung der IKS-Aktivitäten ermöglichen. Durch die Verankerung der Rollen wird sichergestellt, dass ein internes Kontrollsystem gemäß dem Anwendungsbereich in die Organisation eingebunden ist. Die Zuordnung und Übernahme von Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben ist ein wesentlicher Schritt, um die Ziele der operativen Funktionen zu erreichen und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

 

  • Erfolgsfaktor: Dokumentation

Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des internen Kontrollsystems galt von Anfang an dem Thema „Dokumentation“. Das sind Modellierung von Geschäftsprozessen im sogenannten Prozessaufzeichnungs-Anwendungssystem, Evaluierung von Risiken, Umsetzung von Kontrolldurchführungen, Entwicklung von Prozessstandards, Arbeitsanweisungen, Sicherheitsrichtlinien, Dienstanweisungen. Der Weg von einer teilweise informellen Arbeitsstruktur zu einer standardisierten Ablauforganisation war damit geebnet. Eine große Bedeutung hat dabei auch die IKS-Applikation, mit welcher die Kontrollaktivitäten transparenter und lebendiger werden.

 

  • Erfolgsfaktor: Information und Kommunikation

Um den ständigen Austausch mit den IKS-verantwortlichen Personen und der IKS-Koordinationsstelle voranzutreiben, wurden Informations- und Kommunikationsplattformen eingerichtet. Ziel dieser „Drehscheiben“ ist es, halb- bzw. vierteljährliche Übersichten der IKS-Aktivitäten in den vier IKS-Kategorien der NÖGKK zu geben, Schnittstellenprobleme abzuklären, aber auch Themen zu erheben, die an das Management weitergetragen werden sollen. Auf der Ebene des Managements gibt es halbjährliche Direktionskonferenzen mit allen Mitgliedern der Direktion, wo nicht nur der aktuelle IKS-Status berichtet wird, sondern auch über Steuerungsmaßnahmen entschieden wird. Die Wirkungen des internen Kontrollsystems werden schlussendlich jährlich der Selbstverwaltung in einer Vorstandssitzung berichtet.

 

Ausblick

Das interne Kontrollsystem ist ein dynamischer Prozess. Laufende Änderungen im Unternehmen bewirken auch Veränderungen von Risiken und Kontrollen. Das interne Kontrollsystem beschränkt sich zumeist auf den Teilbereich des operativen Managements und ist folglich ein integrativer Bestandteil eines ganzheitlichen Managementansatzes.

Es dient somit zur Unterstützung und begleitet ein unternehmensweites und integriertes Risikomanagement. Aus diesem Grund hat im Jahr 2016 die NÖGKK begonnen, ein Risikomanagementsystem unternehmensweit aufzubauen. Unter Berücksichtigung strategischer, operationeller, finanzieller und sicherheitstechnischer Ziele, sollen Risiken erkannt und systematisch gesteuert werden. Je früher Risiken wahrgenommen werden, desto schneller können Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden und umso schneller kann sich ein Unternehmen vorbereiten.